Trabajan jornadas intensas, organizan papeles y audiencias, atienden a la vez miles de detalles, varias llamadas de teléfono, destraban gestiones, agilizan resultados, abren puertas y allanan caminos…o todo lo contrario…
Quienes se ocupan de auxiliar al personal de dirección, a cualquier nivel, tienen en su mano una parte importante del desempeño de sus organizaciones y empresas, y esas personas, en su mayoría, son mujeres.
Aunque cada vez hay más hombres que incursionan en el mundo del secretariado y la asistencia de dirección, ese sigue siendo un espacio preponderantemente femenino, donde las secretarias prueban a diario su efectividad en una labor anónima, pero decisiva. De ellas y su desempeño depende, muchas veces, el éxito o el fracaso de otros.
Para hablar de sus experiencias y concebido como espacio de intercambio y capacitación, tuvo lugar en La Habana , los días 18 y 19 de noviembre, el III Encuentro Internacional de asistentes de dirección y secretarias, organizado por la Empresa de Gestión del Conocimiento y la Tecnología (GECYT), del Ministerio de Ciencia. Tecnología y Medio Ambiente (CITMA) de Cuba.
A la cita, que se realiza en la capital cubana cada dos años, desde 2005, asistieron 170 participantes de Argentina, México, Ecuador, Angola y Cuba, casi en su totalidad mujeres, quienes intercambiaron acerca de diversos temas de interés y superación profesional para ese segmento laboral.
Entre otros temas, se abordaron la etiqueta y el protocolo, las competencias clave para la sociedad del conocimiento, la información en el nuevo milenio, los equipos de alto desempeño y la comunicación.
El espacio fue propicio también para abordar temas de cultura e interés general, como calidad de vida y la salud, temática que estuvo a cargo del doctor Alberto Quirantes, jefe del Servicio de Endocrinología del Hospital Docente Salvador Allende, quien disertó acerca de las disfunciones sexuales en las mujeres y los hombres obesos.
“El objetivo fundamental que nos animó a desarrollar estos encuentros fue el de contribuir y crear un espacio para el intercambio de experiencias, la capacitación y divulgación de buenas prácticas”, precisó a SEMlac la doctora Raquel Lorenzo García, consultora superior del GECYT, quien adelantó el propósito de crear una red de secretarias que se inserte en este mecanismo de intercambios.
Carlos Leyva, director de consultoría del GECYT, precisó que este encuentro forma parte de varios eventos de esa entidad que buscan una mayor eficiencia en el trabajo de las empresas y que han ido tocando varios aspectos de su estructura, como son la administración financiera o el capital humano. “En la empresa, la secretaria vale mucho, es un segmento muy importante en el éxito o fracaso del trabajo, se convierte incluso en asesora directa de quien dirige”, precisó.
Uno de los aspectos ampliamente abordados y de gran interés para las asistentes fue el de la gestión del tiempo, a cargo de las cubanas Sigrid Velásquez y Osmara Granados, del Instituto Finlay, durante la primera sesión del encuentro, a partir de útiles recomendaciones a sus colegas en función del óptimo aprovechamiento de la jornada. “El día tiene 24 horas, pero el tiempo que perdemos no se puede recuperar”, dijo una de las ponentes.
En contra del uso eficaz del tiempo, dijeron, conspiran varias situaciones y malos hábitos, como la posposición de tareas, los rumores –que roban al día entre dos y tres horas del tiempo útil— el abusar de la memoria y no llevar una agenda, entre otras situaciones.
La argentina María Graciana, asistente de dirección de proyectos en el Servicio Nacional de Sanidad y Calidad Agroalimentaria, ponderó este tipo de encuentros que enriquecen los conocimientos mutuos, sin perder de vista la influencia de la espontaneidad y los aportes que la personalidad imprimen a cada situación, “experiencias prácticas que no siempre se pueden recoger en un decálogo de sabidurías”, precisó.
“Una va al trabajo todos los días con la actitud de ser útil con su experiencia, casi desprovista de cómo se va a resolver el día”, reflexionó. “Aunque tenga mi agenda organizada, se altera a diario: mi escritorio se vuelve un caos porque es la autoridad la que define cómo el día se va a resolver. De modo que acudo a una organización dinámica, en busca de los mejores resultados, porque sin nosotras, al final, no pueden hacer nada”, concluyó.
